|
|
Import et export de fichiers CSV |
La fonctionnalité Import / Export CSV donne la possibilité d’importer ou d’exporter des fichiers carte enregistrés au format CSV (Comma Separated Value). L’importation / exportation des données entre deux applications offre la possibilité d’échanger des données entre ces deux applications. Les fichiers CSV peuvent être modifiés dans la plupart des applications (Excel, Bloc-notes, etc.). Vous devrez utiliser la fonctionnalité Import / Export CSV si:
• Vous effectuez une mise à niveau d’EntraPass DOS ou de WinPass 64 et que vous souhaitez récupérer les cartes créées dans ces versions précédentes.
• Votre société désire importer les informations relatives à la base de données des cartes dans le système de paye automatisé. L’utilisation de la fonction d’import / export vous économisera un temps considérable dans la configuration de la base de données des détenteurs de carte.
• Votre société a une nouvelle base de données : Au lieu de reprogrammer toutes les informations déjà disponibles dans la base de données des cartes, l’administrateur système pourra exporter les données contenues dans la base de données des cartes (noms, départements, numéros de carte, etc.) dans un fichier CSV pouvant être importé dans la base de données cible.
NOTE: La fonctionnalité Import / Export CSV impose un certain nombre de règles : Chaque champ contient un format de valeur spécifique devant être respecté. Par exemple, le champ état de carte acceptera uniquement les valeurs suivantes (0=valide, 1=invalide, 2=volée/perdue).
Pour importer / exporter des informations relatives aux cartes, vous pouvez utiliser les modèles prédéfinis de Kantech ou créer votre modèle personnalisé.
Utiliser un modèle prédéfini
Deux modèles sont disponibles : Le modèle EntraPass (1, 2, 3) et le modèle WinPass 64. Vous pouvez utiliser le modèle « comme tel » ou vous pouvez le modifier.
1 - Sous l’onglet Utilisateurs, sélectionnez le bouton Importer/Exporter fichier CSV.
2 - Dans la liste déroulante Sélectionner opération, sélectionnez soit Importer ou Exporter.
3 - Dans le panneau Modèles disponibles, sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser. Ceci dépendra du logiciel à partir duquel vous effectuez une mise à niveau.
4 - Utilisez le bouton Éditer modèle si vous souhaitez modifier le modèle.
Créer un nouveau modèle d’import / export
Ce menu vous permet de créer votre propre modèle d’import / export qui sera utilisé pour importer ou exporter des fichiers CSV.
5 - Sous l’onglet Utilisateurs, sélectionnez le bouton Importer / Exporter fichier CSV. Le système affichera la fenêtre Importer / Exporter fichier CSV.
6 - À la fenêtre Importer / Exporter fichier CSV, cliquez sur le bouton Nouveau modèle. La fenêtre Nouveau modèle affiche une liste de tous les champs disponibles dans les bases de données de carte EntraPass. Ils contiennent les formats de valeur spécifique devant être respectés. Par exemple, le champ état de carte acceptera uniquement les valeurs suivantes (0=valide, 1=invalide, 2=volée / perdue).
7 - Double cliquez sur les champs disponibles ou utilisez les boutons Main gauche et main droite permet de déplacer ces champs dans un mouvement de va-et-vient. Une fois que vous aurez sélectionné les champs, vous pouvez utiliser les flèches rouge Haut / bas pour organiser les informations (ceci indiquera la façon dont les informations seront disposées dans le fichier CSV).
NOTE: Le numéro de carte devra toujours être sélectionné pour chaque modèle incluant une carte spécifique. Par exemple, si vous sélectionnez le champ
8 - Indiquez le Code d’ajout et le Code de modification. Ces codes sont utilisés par le système pour identifier le moment pour importer un fichier, la carte à modifier ou à ajouter à la base de données de cartes. Le code d’ajout par défaut est « + » et le code de modification par défaut est « + ».
9 - Sélectionnez leCode de suppression. Ce code est utilisé par le système pour identifier,au moment d’importer un fichier, la carte à supprimer de la base de données des cartes. Le code de suppression par défaut est « - ». Les séparateurs de champs peuvent être: onglet, espace, virgule, point-virgule (;) et autres.
10 - Sélectionnez le Séparateur. Ce code sera utilisé pour séparer les champs sélectionnés lors de l’importation ou de l’exportation des données. Généralement, la virgule (,) est sélectionnée. Notez que lorsque vous ajoutez des noms et prénoms d’utilisateurs, il est nécessaire de les séparer par des virgules.
11 - Sélectionnez le Format de la date. La date sera exportée ou importée selon le format spécifié. Le format le plus couramment utilisé est AAAA/MM/JJ. D’autres formats de date sont:
• MM/JJ/AAAA
• JJ/MM/AAAA
• AA/MM/JJ
• MM/JJ/AA
• JJ/MM/YY
NOTE: La fonctionnalité Utiliser DLL vous permet d’activer un programme de conversion des numéros de carte spécifiques. Vous pouvez utiliser la fonction Enlever la DLL si vous ne souhaitez pas activer le programme de conversion des numéros de carte.
12 - Cliquez sur OK. Indiquez le nom du nouveau modèle.
13 - Tapez le nom du modèle, puis cliquez sur OK. Le système retournera automatiquement à la fenêtre Exporter/ Importer fichiers CSV. Votre nouveau modèle apparaîtra dans la liste Modèles disponibles.
14 - Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des champs de votre modèle, double-cliquez sur le nouveau modèle pour effectuer les modifications nécessaires. À présent, vous pouvez importer ou exporter vos informations en utilisant le nouveau modèle que vous venez de créer.
Exporter des cartes
Votre organisation peut avoir besoin d’exporter les données de la base de données des cartes vers une autre application. Pour cela vous pouvez utiliser un modèle prédéfini ou créer un modèle personnalisé.
1 - Sous l’onglet Utilisateurs, sélectionnez le bouton Importer / Exporter fichier CSV. Le système affichera la fenêtre Importer / Exporter fichier CSV.
2 - Dans la liste déroulante Sélectionner opération, sélectionnez Exporter.
3 - Dans la liste des Modèles disponibles (volet de gauche), sélectionnez le modèle qui sera utilisé pour exporter les cartes. Au besoin, vous pourrez éditer le modèle pour qu’il corresponde au modèle cible de l’application, ou alors vous pouvez en créer un nouveau (Pour plus d’informations sur la création d’un modèle, voir Créer un nouveau modèle d'Import/Export).
4 - Sous le Fichier de transaction, cliquez sur les trois points et sélectionnez le dossier dans lequel EntraPass sauvegardera le contenu de la base de données. Vous pouvez ouvrir le fichier CSV dans Excel, Bloc-notes, etc...
5 - Après avoir sélectionner ou créer le dossier d’exportation, cliquez OK afin de revenir au dialogue Importer / Exporter fichier CSV.
6 - Cliquez sur le bouton Exporter ; celui-ci sera activé une fois que vous aurez sélectionné le fichier de transaction. Le système affiche alors une fenêtre vous permettant de filtrer les cartes que vous souhaitez exporter.
NOTE: Afin d’inclure des cartes dans votre fichier, celles-ci devront correspondre à tous les filtres sélectionnés ; si un ou plusieurs filtres ne correspondent pas, la carte ne sera pas incluse.
7 - Dans la fenêtre Exporter les filtres des cartes, spécifiez les cartes que vous désirez exporter. Dès que vous aurez fait votre sélection, cliquez le bouton Exporter. La fenêtre Importer / Exporter fichier CSV s’ouvrira.
NOTE: Le champ Fichier de transaction indique le nom du fichier cible et l’endroit où il se trouve. Par défaut, le fichier exporté est enregistré dans un fichier spécifié (Exportdata, dans l’exemple actuel). La barre d’état (dans la partie inférieure de la fenêtre), indique le nombre de cartes importées (une (1), dans l’exemple actuel). Le nom affiché par défaut est YYYYMMDD.csv. Vous pouvez ouvrir le fichier cible à l’aide du Bloc-notes, par exemple.
Importer des cartes
1 - Sous l’onglet Utilisateurs, sélectionnez le bouton Importer / Exporter fichier CSV. La fenêtre Importer / Exporter fichier CSV s’affiche à l’écran.
2 - Dans la liste déroulante Sélectionner opération, sélectionnez Importer.
3 - Dans la liste des Modèles disponibles, sélectionnez le modèle qui sera utilisé pour exporter les cartes (pour obtenir des informations complémentaires sur la création d’un modèle, voir Créer un nouveau modèle d'import/export).
4 - Pour le Fichier de transaction, cliquez sur les trois points, parcourez votre disque dur pour trouver le fichier CSV qui contient les données devant être importées dans la base de données carte .
5 - Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur Ouvrir. Vous retournerez à la fenêtre Importer / Exporter fichier CSV.
6 - S’il n’y a aucune erreur (ou une fois les erreurs corrigées), cliquez sur le bouton Importer pour terminer l’opération.
NOTE: Le système scanne le fichier qui doit être importé, puis il affiche les résultats en utilisant un code de couleurs. Chaque entrée est identifiée par un drapeau de couleur. Les erreurs d’entrée sont identifiées par un drapeau jaune ou rouge. Les erreurs proviennent fréquemment des modèles. Vous devez alors sélectionner un autre modèle ou éditer le modèle que vous êtes en train d’utiliser pour que les entrées du modèle correspondent à celles du fichier source. Des erreurs peuvent être présentes même si le code de transaction est marqué d’un drapeau vert.
Corriger les erreurs d’importation et d’exportation
La fonction d’importation et d’exportation de fichier CSV exige le respect d’un certain nombre de règles : Chaque champ comporte un format de saisie qui se doit d’être respecté. Par exemple, le champ État de carte n’accepte que les valeurs suivantes : 0=valide, 1=invalide, 2=volé/perdu). Le modèle utilisé doit correspondre au modèle retenu pour le fichier source. Cette section vous guidera dans la correction d’erreurs survenues lors de l’importation ou l’exportation.
1 - Cliquez sur le bouton Importer ou Exporter pour débuter l’opération (l’exemple suivant illustre le cas d’une importation de données CSV). La partie inférieure de la fenêtre montre le nombre de cartes contenues dans la liste.
NOTE: Même si les items de la colonne Code transaction sont accompagnés d’un marqueur vert, la colonne Numéro de carte demeure vide. Cela indique que des problèmes ont été signalés lors de la conversion du modèle.
2 - Cliquez sur le bouton Importer.
NOTE: Le bouton Erreur est activé parce que le système a enregistré des problèmes lors de l’opération d’importation.
3 - Vous pouvez cliquer sur le bouton Erreur pour afficher les informations décrivant l’erreur. La fenêtre Erreur traitement montre que le modèle utilisé est non valide.
4 - Cliquez sur le bouton Fermer pour revenir à la fenêtre Importer / Exporter fichier CSV.
5 - Dans la fenêtre Importer / Exporter fichier CSV, faites un double-clic sur le modèle que vous avez utilisé pour l’opération d’importation (Personnalisé, dans l’exemple plus haut).
6 - À la liste Délimiteur de champ, sélectionnez Virgule comme délimiteur de champ, puis cliquez sur OK. Lorsque le champ Numéro carte contient des données, cela indique que l’opération d’importation se fera maintenant sans erreurs.